Offre d'emploi : assistant de direction H/F

20 juin 2022

 
 

Le poste est ouvert aux fonctionnaires et aux agents contractuels

Présentation de l'environnement professionnel

L'École nationale supérieure de paysage est un établissement d'enseignement supérieur sous tutelle du ministère de l'Agriculture et de l'Alimentation qui forme des paysagistes diplômés d'État. Elle propose une offre complète de formations dans le domaine du paysage, par la voie de la formation initiale et continue.

L'établissement est implanté sur le site historique du Potager du Roi, à Versailles, dont il assure la gestion, la conservation et la valorisation. Il dispose également d'un site de formation à Marseille.

Le lieu de travail est situé sur le site de Versailles avec possibilités exceptionnelles de déplacements sur Marseille.

Objectifs du poste 

L'agent recruté aura pour mission d'assister la directrice et le secrétaire général dans l'organisation quotidienne de leurs missions. 

Description des missions à exercer ou des taches à exécuter 

1) Gestion du planning, des déplacements et accueil des visiteurs :

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;

Assurer la prise des rendez-vous ; planifier et organiser les réunions

Organiser les déplacements de la directrice et du secrétaire général Traiter les frais de mission

Assurer l'accueil des visiteurs ;

Gérer l'attribution des logements pour les hébergements temporaires et la réservation des salles de cours ou de réunion.

2) Secrétariat :

Mettre en forme, suivre et enregistrer le courrier de la direction ; suivre les courriers informatiques de la Directrice

Réaliser des documents (rédaction relecture, mise en forme) et en assurer la transmission

Préparer les dossiers des réunions pour la Directrice et le Secrétaire général ;

Vérifier et suivre les parapheurs et les circuits de signature

Réaliser le classement et l'archivage des dossiers de la direction et notamment des décisions ou arrêtés qui relèvent de la direction

Gérer l'approvisionnement des commandes de fournitures pour la direction

Suivre le budget de la direction

Organiser les comités de direction hebdomadaires, y participer et réaliser les comptes-rendus

Contribuer à l'amélioration des outils et process de gestion et de suivi.

3) Organisation logistique des conseils d'administration et autres instances :

Transmettre les convocations, publier les documents de séance sur le site web, préparer la salle, tenir la feuille d'émargement, transmettre les délibérations, rédiger le compte-rendu.

4) Vie de l'établissement :

Participer à l'animation du collectif de travail en contribuant à l'organisation de manifestations internes à l'établissement (repas de Noël, journée de fin d'année scolaire...).

Champ relationnel du poste 

Ensemble de la communauté de travail de l'école.Tous les partenaires extérieurs, services du ministère de l'agriculture.

Compétences liées au poste 

Savoirs 

Techniques générales de secrétariat : maitrise des suites bureautiques (traitement de texte, tableur, ) gestion de planning, classement, archivage...
Connaissance du fonctionnement d'une école appréciée (gouvernance, instances)
Connaissances réglementaires (frais de missions)

Savoir Etre /Savoir-faire

Discrétion professionnelle et obligation de réserve ; respecter et faire respecter la confidentialité des informations

Bonne expression orale et écrite 

Bonne présentation, sens de l'accueil

Capacités d'organisation et de hiérarchisation des urgences

Dynamisme et autonomie

Rigueur

Personnes à contacter

Madame Alexandra Bonnet, Directrice
Tel. 01 39 24 62 02
Mél : a.bonnet@ecole-paysage.fr

Monsieur Guy Gardarein, Secrétaire général
Tél. 01 39 24 62 04
Mél. g.gardarein@ecole-paysage.fr

Monsieur Xavier Foucat, DRH
Tél 01 39 24 62 14
Mél : x.foucat@ecole-paysage.fr

Modalités de dépôt des candidatures

Date limite de candidature : 20/07/2022

Fournir impérativement :

- une lettre de motivation et un CV personnalisé