Offre d'emploi : Chargé.e d'administration et d'accueil (H/F)

10 novembre 2022

 
 

Le poste est à pourvoir au sein de la Direction des Relations Extérieures à compter de janvier 2023
il est ouvert aux agents contractuels dans le cadre d'un CDD d'un an renouvelable (poste à temps complet)

Présentation de l'environnement professionnel 

Établissement public administratif d'enseignement supérieur et de recherche du ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire, l'École nationale supérieure de paysage est la première école française de formation
des paysagistes diplômés d'État, à la fois par son antériorité, par le nombre annuel de ses étudiants et par son réseau d'anciens diplômés. Elle propose une offre complète de formations dans le domaine du paysage, par la voie de la formation initiale et continue.

Outre ses missions de formation, l'École nationale supérieure de paysage apporte son concours scientifique, technique et artistique à des institutions culturelles, d'enseignement ou de recherche, ainsi qu'à des collectivités
territoriales et à des entreprises. Elle contribue au rayonnement international de la compétence française dans le domaine du paysage.

L'école est implantée sur le site historique du Potager du Roi, à Versailles, dont elle assure la gestion, la conservation et la valorisation. Elle dispose d'un site de formation à Marseille au sein de l'Institut méditerranéen de la ville et des
territoires. L'école est également membre de CY Alliance, qui rassemble plusieurs grandes écoles de la création (école d'architecture de Versailles, école de beaux-arts de Cergy...), et du Campus des Métiers et des Qualifications de Versailles, un cadre propice à de nombreuses collaborations.

Le Potager du Roi fait aujourd'hui l'objet d'un chantier de restauration d'une ampleur inédite depuis plus de 100 ans qui nécessite le déploiement d'une stratégie de mécénat à la hauteur des enjeux, tandis que le site de Marseille
intégrera, dès la rentrée 2023, un tout nouveau campus aux côtés de l'École nationale supérieure d'architecture de Marseille et de l'Institut d'urbanisme et d'aménagement régional d'Aix-en-Provence.

L'école est un lieu propice à l'organisation et l'accueil d'une programmation culturelle, à Versailles mais également à Marseille et hors-les-murs, et elle ambitionne de toucher un large spectre de publics à travers ses projets.
Pour plus d'informations : www.ecole-paysage.fr

Le poste est placé sous l'autorité directe de l'adjointe à la Directrice des relations extérieures. La Direction des relations extérieures regroupe les missions de développement et de rayonnement de l'école auprès des publics
extérieurs, dans les domaines de la communication, de la politique des publics, de la programmation culturelle et du développement économique.

Le poste est basé à Versailles.

Objectifs du poste

Missions principales et responsabilités :
Le Chargé d'administration et d'accueil répond à des besoins transvers aux de la Direction des relations extérieures dans les domaines de l'accueil du public et du traitement administratif des activités. 

Description des missions à exercer ou des taches à exécuter 

Suivant un emploi de temps défini par l'adjointe à la Directrice des relations extérieures, le Chargé d'administration et d'accueil travaille en étroite collaboration avec les différents agents de la Direction, ainsi qu'avec les différentes composantes de l'école, afin de :

1. Accueillir les visiteurs du Potager du Roi et gérer la billetterie et la caisse de la boutique-librairie conformément au planning hebdomadaire établi : renseigner et orienter les visiteurs, délivrer les billets d'entrée et abonnements annuels, assurer la vente de produits, paramétrer le logiciel de billetterie et de caisse, veiller à la bonne organisation et gestion de l'espace, assurer le suivi des stocks et des tarifs, la mise en
rayon et l'étiquetage... 

2. Appliquer la procédure de dépenses et recettes pour les activités gérées par la Direction en lien avec le service financier et l'agence comptable et en s'appuyant sur la solution logicielle actuelle Cocktail : édition de
devis sortants et gestion des devis entrants, gestion des engagements après validation des devis, édition des factures sortantes et gestion des entrantes, relances de paiement.

3. Aider au fonctionnement de la Direction (organisation de réunions, réalisation de dossiers pour les potentiels mécènes et partenaires, envoi de courriers, gestion de l'adresse de messagerie commune,
gestion des fournitures...).

4. Assurer le traitement administratif des dons et autres conventions : suivi de l'édition de reçus fiscaux, émission des appels de fonds, circuits des parapheurs et mises en signature...

5. Assurer les régies de la billetterie et de la boutique-librairie, ainsi que du mécénat : clôtures mensuelles et suivi hebdomadaire des recettes, statistiques, suivi des coffres et contrôle du fonds de caisse
hebdomadaire... 

Compétences liées au poste 

Savoirs

Connaître l'environnement administratif de la fonction publique

  • Bénéficier d'une expérience réussie en gestion administrative et/ou en accueil des publics
  • Connaître et maîtriser les techniques et processus de la gestion administrative
  • Maîtriser les logiciels bureautiques, les solutions de bases de données et/ou avoir pratiqué les logiciels de billetterie et de vente
  • Rédiger des courriers et avoir une excellente maîtrise de l'orthographe et des règles typographiques
  • Maîtriser l'anglais
Savoir Etre /Savoir-faire 
  • Sens des relations humaines, goût pour le travail en équipe, goût pour la relation client
  • Sens de l'accueil, du service, de l'écoute et du dialogue
  • Capacité à mener de manière simultanée différentes actions
  • Sens de l'organisation, aptitude à gérer les priorités, à faire preuve d'adaptabilité et de réactivité
  • Autonomie / Méthode
  • Rigueur / Fiabilité
  • Discrétion
Caractéristiques du poste
Poste de catégorie C. La rémunération sera calculée sur la base des grilles
indiciaires des échelles C1, C2 ou C3 en fonction de l'expérience du
candidat retenu.

Les missions ne sont pas télé-travaillables.

Personnes à contacter
Mme Ana TEODORESCU, Directrice des relations extérieures :
a.teodorescu@ecole-paysage.fr

Et pour les questions relatives aux contrats :
Xavier FOUCAT, Directeur des Ressources Humaines :
x.foucat@ecole-paysage.fr 

Modalités de dépôt des candidatures 

Les dossiers de candidature composés d'un Curriculum-Vitae et d'une lettre de motivation doivent être adressés par messagerie électronique uniquement à l'adresse :
recrutement@ecole-paysage.fr
avec copie à : a.teodorescu@ecole-paysage.fr
Date limite de candidature : 9 décembre 2022